SAP HCM – Ist es das richtige Personalmanagementsystem für Ihr Unternehmen?

Um SAP und das Modul Human Capital Management (SAP HCM) kursieren eine Vielzahl von unterschiedlichen Meinungen. In vielen Köpfen ist SAP eng verbunden mit Unternehmen aus der Industrie, dem Bereich Automotive oder der Chemie. Hier stellt sich die Frage, warum setzen erfolgreiche Firmen auf SAP und aus welchen Gründen ist SAP HCM auch für Unternehmen der Sozialwirtschaft, Kirche sowie kirchliche Institutionen ein gute Wahl.

Um genau diese Frage „passt SAP HCM zu meinem Unternehmen“ beantworten zu können, muss als erstes die Philosophie und der Grundgedanke von SAP verstanden werden. Denn nur mit diesem Verständnis, können Sie SAP Human Capital Management effizient nutzen. Mit SAP HCM implementieren Sie kein Personalmanagementsystem von der Stange. Sie erhalten die Möglichkeit, das System auf Ihre eigenen Bedürfnisse, Wünsche und Unternehmensprozesse anzupassen. Mit den Modulen von SAP HCM erhalten Sie ein taxatives Personalmanagementsystem, welches die notwendigen Funktionen für die optimale Verwaltung und Entwicklung der Belegschaft gewährleistet. Es ist ein integriertes Personalwirtschaftssystem zur Unterstützung der operativen und strategischen Aufgaben der Personalabteilung.

SAP HCM unterteilt sich in folgende Teilkomponenten:

  • Personaladministration (PA)
  • Organisationsmanagement (OM)
  • Personalabrechnung (PY)
  • Personalzeitwirtschaft (PT)
  • Veranstaltungsmanagement (PE) und Personalentwicklung (PD)
  • Personalbeschaffung (PB)

Hohe Flexibilität in der Struktur- und Tarifabbildung für aktives Personalmanagement

Die Personalabrechnung in Deutschland zählt aufgrund der unterschiedlichsten Regelungen aus den Bereichen Steuer, Sozialversicherung, Altersteilzeit oder z.B. der Zusatzversorgungskasse zu einem der kompliziertesten und umfangreichsten Entgeltabrechnungen weltweit. Mit der Teilkomponente Personalabrechnung (PY) erhalten Sie die Möglichkeit zum einen die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen aber auch andererseits, kundenspezifische Anforderungen einfließen zu lassen.

Durch das Konzept der Schemen und Regeln können, wenn erforderlich, in die meisten Abläufe der Abrechnung eingegriffen werden. Dies bietet für Sie die Möglichkeit, dass auch komplexe Regelungen aus Tarifverträgen, Haustarifen oder Betriebsvereinbarungen ohne größere Probleme implementiert werden können. Auch auf die speziellen Anforderungen der Sozialwirtschaft und des öffentlichen Dienstes bietet SAP HCM ein umfassendes Leistungsspektrum, liefert zugeschnittene Funktionen mit aus und rundet den Leistungsumfang der Personalabrechnung in diesem Bereich ab.

Aufwände und Verbindlichkeiten aus der Personalabrechnung buchen Sie direkt in die Finanzbuchhaltung und kontieren die Beträge auf die vorgesehenen Kostenstellen oder auf alternative Elemente der Kostenrechnung. Probleme mit der Datenüberleitung in das Rechnungswesen und die Kostenrechnung gehören mit SAP HCM der Vergangenheit an; die vollständige Integration garantiert Ihnen eine reibungslose Überleitung.

Flexible Gruppierungsmöglichkeiten der Mitarbeiter nach verschiedenen Kriterien

Eine betriebliche Personalarbeit ist traditionell gekennzeichnet durch eine Vielzahl von Einzelinformationen, die für jeden Mitarbeiter gespeichert, aktualisiert und ausgewertet werden müssen. Mit der Teilkomponente Personaladministration (PA) gliedern Sie die organisatorische Hierarchie eines Unternehmens in Buchungskreise, Personalbereiche und Personalteilbereiche. Mit dem Organisationsmanagement (OM) können Sie die organisatorische Zuordnung zusätzlich gliedern. Hier können Gruppen, Abteilung oder z.B. Wohnbereiche abgebildet werden. Mit der Systematik der Personalbereiche und Personalteilbereiche sind Sie unabhängig vom Rechnungswesen und dem Controlling und können eine eigenständige Personalstruktur einrichten. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter in Mitarbeitergruppen und Mitarbeiterkreise zu unterteilen. Durch die vielfältigen Gruppierungsmöglichkeiten (unter anderem nach tariflichen Gesichtspunkten) der Mitarbeiter haben Sie mehrere sehr flexible Sichtweisen und Auswertungsmöglichkeiten auf Ihr Personal.

Höchstmögliche Integration von Personaladministration und Organisationsmanagement bis zur schnittstellenfreien Verbindung in das Controlling

Eine Grundvoraussetzung für die IT-Unterstützung Ihrer Personalprozesse, stellt eine detaillierte Darstellung der Aufbauorganisation des Unternehmens dar. Das Organisationsmanagement (OM) ist eine Teilkomponente des Moduls SAP HCM und bildet neben der Personaladministration die zweite wichtige Säule im Personalwirtschaftssystem der SAP. Mittels des Organisationsmanagements können Sie Ihre aktuelle oder auch geplante Aufbauorganisation mit einem objektorientierten Design abbilden. Gleichzeitig ist das Organisationsmanagement vollständig in andere Teilmodule des SAP HCM integriert.

Darüber hinaus stellt das Organisationsmanagement die Grundlage für die Prozesse der Personal- und Stellenplanung (beispielsweise über die Vergabe von strukturellen Berechtigungen) sowie der Personalbudgetierung und der Personalentwicklung dar und ist die Grundvoraussetzung für die Personalkostenplanung und –hochrechnung. Es werden eigenständige und unabhängige Datenobjekte zur Strukturierung bereit gestellt, die neben den zentralen Strukturbegriffen der Kostenrechnung (Kostenrechnungskreis, Kostenstelle, Kostenstellenhierarchie), der Finanzbuchhaltung (Buchungskreis, Kostenplan) und dem Personalmanagement (Personalbereich, Personalteilbereich, Mitarbeitergruppe, Mitarbeiterkreis) stehen.

Szenarienabhängige Personalkostenplanung (mit Integration in das Controlling)

Personalkosten sind der größte Posten unter den Ausgaben eines sozialwirtschaftlichen Unternehmens. Deshalb ist es unabdingbar, diese Kosten exakt zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Diese Anforderungen werden durch die HCM-Personalkostenplanung unterstützt.

Die Personalkostenplanung und –simulation bietet die Möglichkeit, Löhne und Gehälter plus Personalnebenkosten. Mittels frei definierbarer Szenarien und Annahmen zu zukünftigen Änderungen wie z.B. Tariferhöhungen oder Änderungen in der Sozialversicherung können Sie die zu planenden Kosten simulieren und an das Controlling überleiten.

Ihre geplanten Szenarien können miteinander verglichen werden. Zusätzlich können neben den Kosten auch statistische Kennzahlen, wie z.B. der Headcount geplant werden. Die HCM-Personalkostenplanung basiert auf einer breiten Datenbasis und ist daher auch mit anderen SAP-ERP-Modulen und HCM-Komponenten verknüpft. So werden z.B. die Kosteninformationen für die Erstellung der Personalkostenpläne aus den Basisbezügen, den Abrechnungsergebnissen, aus Einmalzahlungen und aus wiederkehrende Zahlungen abgeleitet. Ferner können Planungskosten auch direkt an den Organisationsobjekten Planstelle und Stelle gespeichert und so zur Personalkostenhochrechnung verwendet werden.

Steuerung der individuellen Abrechnungsprozesse

Der Abrechnungsprozess in SAP HCM bildet den Oberbegriff für die Personalabrechnung nach wohl definierten Regeln. Diese Regeln können mittels definierbaren Parametern gesteuert und an die individuellen Anforderungen angepasst werden.

Mit SAP HCM-Workbench haben Sie ferner die Möglichkeit, Ihre Personalabrechnung und die Folgeaktivitäten zu automatisieren und im Hintergrund ausführen zu lassen. Hierzu wird mittels eines in SAP HCM festgelegtem Prozessmodells die Reihenfolge der abzuarbeitenden Prozessschritte definiert. Auf dieser einmal definierten Grundlage können Sie immer wieder Abrechnungsprozesse starten. Mit bereits ausgelieferten Auswertungen haben Sie jederzeit die Möglichkeit die einzelnen Prozessschritte zu überwachen bzw. Protokolle anzeigen zu lassen.

Self Services

Durch den Zugriff auf eigene Daten und Prozesse der Personalwirtschaft über ein Mitarbeiterportal bzw. Intranet werden Abläufe der Personal-Administration vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht.

  • Employee Self Services (ESS) bieten Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Daten Ihres HCM-Systems selbstständig zu erfassen, anzuzeigen und auszuwerten.
  • Manager Self Services (MSS) unterstützen die Personalverantwortlichen Ihres Unternehmens bei der Mitarbeiterführung und -administration.

Weitere Themengebiete

Neben den beschriebenen Funktionen der flexiblen Strukturierung des Personal-Managements, der Personalabrechnung und der Integration im Rechnungswesens, sowie der Planung werden eine Vielzahl an ergänzenden Themenfeldern angeboten:

  • Talentmanagement
    Damit finden Sie die besten Mitarbeiter und fördern Sie. Mit integrierten Cloud-Lösungen für das Talentmanagement binden Sie diese Kräfte an Ihr Unternehmen. Erstellen Sie ein personalisiertes Lernangebot auf Basis von Rollen, Profilen, Zuständigkeiten.
  • Personalbeschaffung
    Nutzen Sie sämtliche moderne Personalbeschaffungsmaßnahmen, vereinfachen Sie mittels standardisierter und automatisierter Prozesse die Bewerberverwaltung und behalten mittels Prozesscontrolling stets den Überblick.
  • Zeit- und Anwesenheitsmanagement
    Automatisieren und beschleunigen Sie Ihre Prozesse – von Schichtzuordnungen bis zum Urlaubsgeld. Integrieren Sie den Dienstplan von Connext Vivendi in SAP HCM.
  • Personalakte
    Mit einer Personalakte führen Sie sämtliche mitarbeiterbezogene Daten in einer integrierten Personalakte zusammen.

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