Integrierte Dokumentenverwaltung

Mit der Dokumentenverwaltung unseres Partners inPuncto lösen Sie Ihre relevanten Fragestellungen im Bereich des Dokumentenmanagements inkl. MS-Office-Integration, der Archivierung von ein- und ausgehenden Dokumenten, sowie integrierte, kontextspezifische Aktendarstellung und workflowbasierte Prozesse wie z.B. automatische Rechnungsverarbeitung.

Herausforderungen der Digitalisierung

Viele Prozesse in Ihrem Unternehmen greifen auf schriftliche Dokumente zurück. Der direkte digitale Zugriff vom Arbeitsplatz aus auf diese Informationen erspart Ihnen nicht nur eine aufwendige und zeitintensive Suche, sondern ermöglicht allen Beteiligten auch den Zugang zu diesen Informationen – und zwar ohne Handakten und Mehrfachablagen sowie den damit verbundenen Problemen der Vollständigkeit und Richtigkeit einzelner Dokumente.

Rechnungsverarbeitung

Mit der Lösung von inPuncto können Sie Rechnungen mit Einzel- oder mittels Massenscans schnell und effizient erfassen. Die Daten von Rechnungen stehen Ihnen via intelligenten OCR/ICR Mechanismen sofort nach dem Scanprozess in SAP™ zur Verfügung. Die Informationen aus den Dokumenten (z.B. Rechnungen oder Lieferscheine) werden durch den Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer an den entsprechenden Sachbearbeiter weitergeleitet. Validierung, Kommentierung, Annotationen, Stempelungen und Freigaben können per Mausklick während des Buchungsprozesses vervollständigt werden. Nach der Bearbeitung lassen sich alle Dokumente sicher und gesetzeskonform in einem beliebigen Archivsystem archivieren. Der Stammdatenabgleich sowie weitere Prozesse erfolgen dabei nach Ihren spezifischen Definitionen und organisatorischen Abläufen.

Personalakte

Mit der elektronischen Personalaktewerden Aktenstrukturen (ähnlich wie in der Microsoft Explorer Anzeige) direkt in SAP™ abgebildet. Alle Dokumente einer Akte können auf diese Weise strukturiert und auf einen Blick angezeigt werden, sodass Sie schnell finden, was Sie suchen. Die Aktenstruktur ist dabei individuell von Ihnen gestaltbar.

In der Regel bilden MS-Office-Applikationen wie Word, Excel und Outlook den Ausgangspunkt für den Anwender, um Dokumente zu bearbeiten. Das Arbeiten direkt aus der MS-Applikation wird dank der bidirektionalen Synchronisierung ebenso unterstützt, wie das Arbeiten aus dem Fall oder der Akte heraus. Dabei können generell alle Dokumente und Formulare in Microsoft erstellt und mit Daten aus SAP™ befüllt werden. Neben der Bereitstellung von MS-Office-Formularen wird ein dynamisches Einfügen von Datenfeldern in die Dokumente ermöglicht. Eine komfortable Suche, Aufruf aus der Akte und der Aufruf "Letzte Originale bearbeiten" bieten dem Benutzer den direkten Zugriff auf die Dokumente. Selbstverständlich werden DMS-Verwaltungsfunktionen wie Status, Versionierung und Klassifizierung in SAP vollständig unterstützt.

Scanner-Software „biz²Scanner“

Vom Scannen im Posteingang bis hin zum direkten Scannen einzeln oder in Masse direkt in die Akte werden alle Scan-Szenarien unterstützt. So gelingt eine intuitive Integration des Scanprozesses in die SAP-Welt. Durch die Realisierung der Erfassungs-und Bildbearbeitungsfunktionen in einer zentralen Kernkomponente arbeitet der Anwender aus verschiedenen Situationen heraus immer mit derselben effektiven Oberfläche.

Archiv-Software für SAP

Die Archiv-Software für SAPist ein innovatives, internetfähiges Ablage-und Archiv-System für SAP™. Durch die Verwendung leistungsstarker Standard-Komponenten und aufgrund seiner schlanken Architektur bietet das Archivierungstool eine hohe Leistungsfähigkeit zu einem äußerst attraktiven Preis. Dabei werden Cache-Szenarien und die weitreichende Replikation von Inhalten unterstützt. Das Archiv ist von SAP™ für die HTTP-ArchiveLink-Schnittstelle zertifiziert (Certified Integration withSAP™ NetWeaver™) und eignet sich für alle Ablage-und Archivierungsszenarien wie z.B. frühes bzw. spätes Archivieren oder das Ablegen mit bzw. ohne Barcode. So sind sämtliche elektronischen Dokumente bei Bedarf leicht auffindbar und stehen für weitere Bearbeitungsprozesse jederzeit zur Verfügung.

Nutzen

Zusammengefasst gibt es folgende Nutzen:

  • Steigerung der Arbeitseffizienz durch die schnelle Auffindbarkeit der Dokumente.
  • Sicherung der Qualität durch jederzeitigen Zugriff auf alle Informationen von jeder berechtigten Person.
  • Einfache Bedienung ohne Medienbrüche durch direkte Integration in SAP.
  • Reduzierung von Fehlerquellen durch den Entfall der manuellen Datenerfassung.

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